¶ Encontro de Contas
O encontro de contas é o processo onde se baixa uma parcela no financeiro, com uma outra parcela contrária do mesmo parceiro. Exemplo, baixar uma parcela a pagar do fornecedor 1234, com uma parcela a receber desse mesmo fornecedor.
No caso de contratos de terceiros, o adiantamento realizado ao parceiro, assim que é baixado gera uma outra parcela contrária no financeiro. No caso de um contrato de pagamento, significa que se estou adiantando um valor a alguém, esse alguém entra em débito comigo e futuramente ele deve me devolver esse valor ou vamos abater o adiantamento na prestação de serviço que ele executar.
¶ Percentual para encontro de contas
O encontro de contas ocorre no módulo financeiro, que é o responsável pela baixa das parcelas geradas, no entanto, por padrão não há nenhuma regra que defina como será abatido o adiantamento gerado perante a parcela.
Precisando então de uma regra ou solução para isso, temos a opção de informar quanto de uma baixa de parcela deve ser usada no abatimento do Adiantamento. Essa configuração é por contrato, considera apenas parcelas e adiantamentos do mesmo contrato.
Pela tela do contrato, na aba de adiantamento, temos a opção que acessa a tela para essa configuração.
No exemplo acima, podemos ver que a definição do percentual de encontro é por tipo de saldo, onde além do percentual para serviços, temos aqueles contratos que controlam materiais, assim é possível informar o percentual para Material Próprio e Terceiros.
¶ Percentual Estimado de Retenção de Impostos
Para evitar problemas de saldo no contrato, onde a baixa das parcelas do contrato sejam feitas sem obedecer o percentual estipulado no contrato, existem validações durante a baixa que devem garantir um mínimo de encontro de contas para o adiantamento.
O cálculo para definir qual é esse mínimo, depende do quanto de adiantamento ainda deve ser compensado e o quanto de parcelas sem baixa o contrato possui. Porém, o valor total de parcelas sem baixa que um contrato pode ter, não significa que esse valor está ou estará disponível para compensação do adiantamento. Imagine que esse contrato possua retenções de impostos em seus pagamentos. Isso faz com que o saldo disponível seja menor do que realmente é.
Pensando nisso, além do percentual para encontro, temos também o percentual de retenção. Esse percentual deve ser um estimado, que representa as possíveis retenções que as parcelas podem ter durante seu cálculo ou pagamento.
O percentual atua como um redutor do saldo das parcelas sem baixa, garantindo assim que o saldo não seja ultrapassado.
Exemplo, num contrato no valor de R$ 150.000,00, onde temos um valor de R$ 100.000,00 em adiantamentos a compensar e um total de parcelas lançadas no valor de R$ 110.000,00 a serem baixadas.
Logo se o financeiro for baixar os R$ 110.000,00 de parcelas, precisamos descobrir o quanto dos adiantamentos (R$ 100.000,00) deve ser por encontro de contas, uma vez que após a baixa pode não haver mais saldo para compensação do adiantamento. Para achar o percentual mínimo da parcela que deverá ser usado para a compensação do encontro de contas, fazer o seguinte cálculo:
Percentual Mínimo = [Saldo do Adiantamento - (Saldo do Contrato - Valor da Baixa)] ÷ Valor da Baixa
No exemplo temos: [100.000 - (150.000 - 110.000)] ÷ 110.000, assim o Percentual Mínimo do contrato é aproximadamente 55%.
Assim, dessa baixa de R$ 110.000,00, precisamos que R$ 60.500,00 (55%) seja por encontro de contas com o adiantamento. Para o restante do contrato, faltará R$ 39.500,00 de adiantamentos a compensar e um saldo de R$ 40.000,00 em parcelas para essa compensação.
Agora imagine o mesmo cenário, porém lembrando que toda parcela tem uma retenção de 10% em impostos. Com isso, 10% dessa retenção não será paga ao fornecedor, mas sim ao governo. Portanto, ela não pode ser usada como saldo para compensação dos adiantamentos.
Pensando nesse cenário, agora precisamos incluir no cálculo do percentual mínimo essa retenção.
Retenção = (Saldo do Contrato - Valor da Baixa) x Percentual de Retenção
Percentual Mínimo = {Saldo do Adiantamento - [(Saldo do Contrato - Valor da Baixa) - Retenção]} ÷ Valor da Baixa
Agora temos o cálculo: {100.000 - [(150.000 - 110.000) - 4.000] } ÷ 110.000. O percentual mínimo para o encontro de contas é aproximadamente de 59%.
Após a baixa, restará um valor de R$ 35.100,00 de adiantamento a compensar e um saldo de parcelamento no valor de R$ 40.000,00 para a compensação. Lembre-se, desses R$ 40.000,00, ainda temos a retenção de 10% na próxima baixa, assim o saldo real para a compensação fica em torno de R$ 36.000,00. Saldo suficiente para compensar o adiantamento.
¶ Exigência do percentual de encontro de contas no contrato.
Para evitar que contratos fiquem sem o percentual de encontro de contas, é possível habilitar a opção que exige o cadastro dos percentuais no contrato. Assim, basta ir até a tela de parâmetros gerais do módulo de contrato e marcar a opção “Exigir o cadastro do percentual de encontro de contas para o lançamento dos adiantamentos e condicionantes”.
Com o parâmetro habilitado, o sistema irá exigir o cadastro do percentual de encontro de contas sempre que um novo adiantamento for cadastrado ou até mesmo, numa nova condicionante de adiantamento.
Outro lugar de validação é na entrada da nota fiscal, quando a baixa automática é realizada, caso não exista o percentual cadastrado, uma mensagem é apresentada.
